Конференция.

Конференция  наиболее распространенная форма обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями нескольких стран. Обычно они проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. Конференции бывают деловыми, научными, политическими, все зависит от интересующей их участников проблематики.

При организации конференции следует придерживаться следующих правил: необходимо создать организационный комитет (оргкомитет). Решение всех организационных вопросов, встающих при подготовке конференции находится именно в его компетенции. Подготовку конференции лучше начать не позднее, чем за полгода до времени ее созыва, привлекая как можно большее количество активистов-энтузиастов.

Оргкомитет создает свою рабочую группу, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса  кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать.

Приглашения на общественную конференцию обычно посылаются не позднее, чем за два-три месяца до ее открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе (желательно письменном).

Если для участия в конференции приглашены делегации иностранных государств (или других городов), то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом следует внимание уделить пунктуальности ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято гостями, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.
При составлении программы, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она была познавательна, но в то же время и интересна. При этом, лучше учитывать профессиональные интересы ее членов. Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.

Культурные особенности нашей страны и сложившиеся в их рамках традиции при составлении программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Все это время делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений.