Деловые бумаги.

Бумага также относится к элементам, создающим и поддерживающим имидж организации. Поэтому выбирать бумагу для делового письма необходимо очень тщательно. Бумага должна быть хорошего качества, внешне привлекательная и немного консервативная: лучше белая, но допускается и легкое тонирование.

Бланк фирмы.

Бланк фирмы так же не маловажен, так как создает первое впечатление о деловых партнерах. Поэтому экономить на фирменных бланках  не рационально. Следует использовать бумагу хорошего качества, прибегнуть к услугам хорошей типографии. Как правило, бланк печатается типографским способом на белой или цветной бумаге в один или несколько цветов. На бланке обязательно должны быть отражены следующие атрибуты фирмы: название фирмы, ее регистрационный номер и дата регистрации, адрес, телефон и факс. В ряде стран необходимо указывать имена директоров фирмы (обычно это делается в нижнем колонтитуле). В последнее время все чаще указывается адрес электронной почты.

Банковские реквизиты вашей фирмы указывать на бланке не рекомендуется  лучше при необходимости впечатать их в конце письма соответствующего содержания. Хорошо выполненный логотип вашей фирмы выгодно подчеркнет солидность. При этом важно выдержать соразмерность и сбалансированность рисунка и текста. Бланк может быть и номерным  то есть внизу или на обороте указывается его уникальный порядковый номер. Стоит ли говорить, что такие бланки подлежат строгой отчетности. В ряде случаев использование номерного бланка заменяет использование печати.

Неплохо в дополнение к бланку иметь выполненный в том же стиле конверт с логотипом фирмы. Для передачи факсимильных сообщений лучше пользоваться бланком упрощенной формы  в черно-белом исполнении, избегая мелкого шрифта и тонких деталей рисунка. Следует учитывать, что факсимильные аппараты плохо передают полутона и мелкие штриховые детали. Содержание документа может варьироваться в зависимости от его целей и задач, структура же документов четко регламентирована современным делопроизводством.